Datenschutzerklärung

  • Datenschutzbestimmungen der Bewerbungsplattform der Avadis Vorsorge AG
    (Version Dezember 2022)

    Die Avadis Vorsorge AG nutzt für die Entgegennahme von Stellenbewerbungen die E-Recruiting-Software «Haufe Bewerbermanagement».
    Datenschutz und Datensicherheit haben bei der Avadis Vorsorge AG (Avadis) hohe Priorität. Der Schutz von Personendaten in allen Geschäftsprozessen von Avadis ist uns deshalb sehr wichtig.
    Die nachfolgenden Datenschutzbestimmungen erläutern, welche Personendaten der Bewerberinnen und Bewerber, die sich für eine Anstellung bei Avadis bewerben, zu welchen Zwecken bearbeitet werden. Damit schafft Avadis Transparenz und stellt sicher, dass die Nutzer der Bewerbungsplattform über die Bearbeitung ihrer Personendaten informiert sind und entscheiden können, ob sie der Bearbeitung ihrer Personendaten zustimmen möchten.
    Die Nutzung der Bewerbungsplattform setzt die vorgängige ausdrückliche Zustimmung zu diesen Datenschutzbestimmungen voraus.

    1. Datenbearbeitungsverantwortliche / Datenschutzverantwortlicher
    Für die im Zusammenhang mit der Nutzung der Bewerbungsplattform erhobenen und gesammelten Daten ist die Avadis Vorsorge AG, Zollstrasse 42, 8005 Zürich, verantwortlich.
    Fragen hinsichtlich der Bearbeitung personenbezogener Daten können postalisch oder per E-Mail an den Datenschutzverantwortlichen der Avadis gerichtet werden (vgl. auch Ziff. 7):

    Avadis Vorsorge AG
    Datenschutzverantwortlicher
    Zollstrasse 42
    Postfach
    8031 Zürich
    datenschutz@avadis.ch

    2. Bearbeitungszwecke
    Die Daten werden von Avadis zu folgenden Zwecken bearbeitet:

      • Evaluation von möglichen neuen Arbeitnehmenden
      • Abklärungen im Zusammenhang mit Bewerbungen
      • Bewerbungsgespräche
      • Vertragsverhandlungen, Vertragsabschluss

    3. Kategorien der bearbeiteten Personendaten
    Avadis bearbeitet folgende Personendaten:

      • Personalstammdaten (Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefon, Geburtsdatum)
      • Bewerbungsunterlagen (CV, Motivationsschreiben, Zeugnisse, Zertifikate)

    4. Einwilligung
    Indem sich Bewerbende auf der Bewerbungsplattform der Avadis registrieren, stellen sie Avadis ihre Personendaten über eine konkrete Bewerbung zum Zweck der Stellensuche zur Verfügung. Die Daten der Bewerbenden werden auf den Systemen der Haufe-umantis AG in der Schweiz gespeichert und von Avadis gemäss Ziff. 2 verarbeitet.

    5. Weitergabe von Personendaten an Dritte
    Innerhalb von Avadis erhalten nur Mitarbeitende Zugriff auf die Personendaten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Tätigkeit erforderlich ist, namentlich die Personalabteilung der Avadis sowie die für die Auswahl verantwortlichen Personen.
    Avadis kann die im Zusammenhang mit der Nutzung der Bewerbungsplattform bearbeiteten Personendaten (vgl. Ziff. 3) für die in Ziff. 2 genannten Bearbeitungszwecke an andere Unternehmen der Avadis Gruppe oder an Dritte, welche die Personendaten im Rahmen eines Auftragsverhältnisses für Avadis bearbeiten, weitergeben.
    An Dritten im Rahmen eines Auftragsverhältnisses weiteregegeben Daten dürfen von diesen Dritten ausschliesslich zu den genannten Zwecken bearbeitet werden, wobei vertraglich sichergestellt wird, dass diese Dritten die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten, dass keine über den konkreten Auftrag hinausgehende Verwendung der Personendaten durch die beauftragten Dritten stattfindet und diese die Personendaten weder für eigene Zwecke verwenden noch an Dritte weitergeben resp. ihrerseits nur an von Avadis vorgängig bewilligte Subunternehmer weitergeben.

    6. Übermittlung von Personendaten ins Ausland
    Avadis kann unter Einhaltung der anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen Personendaten ins Ausland übermitteln. Die Übermittlung der Personendaten kann grundsätzlich in jedes Land der Erde erfolgen, insbesondere in alle Länder, in denen Dienstleister von Avadis Personendaten im Auftrag von Avadis bearbeiten.
    Im Falle einer Übermittlung von Personendaten in Länder, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau besteht, verpflichtet Avadis den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzrechts. Dazu werden die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission genutzt.

    7. Rechte der betroffenen Personen / Beschwerdemöglichkeiten
    Die betroffenen Personen haben gegenüber der Datenbearbeitungsverantwortlichen, d.h. gegenüber Avadis (vgl. Ziff. 1), das jederzeitige Recht, die ihr gemäss den anwendbaren Datenschutzbestimmungen, namentlich dem Bundesgesetz über den Datenschutz, hinsichtlich der sie betreffenden Personendaten zustehenden Betroffenenrechte geltend zu machen, beispielsweise das Recht auf Auskunft, das Recht auf Löschung, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Einschränkung der Bearbeitung. Sofern die Bearbeitung von Personendaten gestützt auf eine Einwilligung der betroffenen Person erfolgt, kann diese Einwilligung jederzeit ganz oder teilweise widerrufen werden.

    Die Betroffenenrechte können von der betroffenen Person postalisch oder per E-Mail an den Datenschutzverantwortlichen der Avadis gerichtet werden:

    Avadis Vorsorge AG
    Datenschutzverantwortlicher
    Zollstrasse 42 / Postfach
    8031 Zürich
    datenschutz@avadis.ch

    Damit ein Missbrauch ausgeschlossen werden kann, muss Avadis die betroffene Person identifizieren (z.B. mittels Kopie eines gültigen amtlichen Ausweises).
    Avadis behält sich das Recht vor, die von der betroffenen Person geltend gemachten Recht im Rahmen des gesetzlich Zulässigen einzuschränken.
    Die Nutzer der Bewerbungsplattform haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde über die Verarbeitung ihrer Personendaten durch Avadis zu beschweren.

    8. Datensicherheit und Vertraulichkeit
    Avadis hat angemessene organisatorische und technische Sicherheitsmassnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und den Gefahren des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken.
    Die Mitarbeitenden der Avadis, die Zugriff auf die Daten gemäss Ziff. 3 haben, sind im Rahmen ihres
    arbeitsvertraglichen Beschäftigungsverhältnisses zur Verschwiegenheit verpflichtet.

    9. Speicherung und Löschung der Daten
    Die Daten der Bewerbenden, die bei Avadis eine Arbeitsstelle antreten, werden in der Personalakte abgelegt.
    Die Daten der Bewerbenden, die keine Arbeitsstelle bei Avadis antreten, werden 3 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vollständig gelöscht. Es erfolgt keine Mitteilung über die Löschung der Daten.
    Die Daten von geeigneten Kandidaten, die sich beworben haben, denen Avadis aber zu diesem Zeitpunkt keine passende Arbeitsstelle anbieten kann, werden einem Kandidatenpool zugeordnet. Die betroffenen Personen werden diesfalls entsprechend informiert. Sollte eine betroffene Person damit nicht einverstanden sein, hat sie jederzeit die Möglichkeit, ihre Daten selbständig zu löschen. Bewerbungen, die einem Kandidatenpool zugeordnet wurden, werden nach 12 Monaten vollständig gelöscht. Es erfolgt keine Mitteilung über die Löschung der Daten.

    10. Kontakt
    Allgemeine Fragen zur Bewerbungsplattform können an folgende E-Mail-Adresse gerichtet werden:
    jobs@avadis.ch

    11. Schlussbestimmungen
    Avadis kann die Bewerbungsplattform jederzeit ohne Vorankündigung ändern oder einstellen.
    Avadis kann die vorliegenden Datenschutzbestimmungen jederzeit ohne Vorankündigung ändern. Solche Änderungen werden den Nutzern in geeigneter Weise angezeigt und vor der weiteren Nutzung der Bewerbungsplattform wird das Einverständnis der Nutzer eingeholt.
    Für sämtliche Fragen und Auseinandersetzungen im Zusammenhang mit der Bewerbungsplattform gilt ausschliesslich Schweizer Recht, unter ausdrücklichem Ausschluss kollisionsrechtlicher Bestimmungen. Ausschliesslicher Gerichtsstand ist Zürich.